Convocazione assemblea: cosa deve fare l’amministratore
Alessandra Caraffa
Tra i compiti che spettano all’amministratore c’è quello di convocare le assemblee: vale per i condomini tanto quanto per le assemblee dei soci nelle società di capitali o nelle associazioni. L’amministratore di condominio, nello specifico, è tenuto a seguire determinate regole: la convocazione va inviata ai condomini secondo certe tempistiche e deve riportate tutte le indicazioni richieste dalla Legge, tra cui l’ordine del giorno della riunione.
La convocazione dell’assemblea di condominio
La normativa italiana stabilisce che l’amministratore di un condominio, alla fine di ogni anno, renda conto della propria gestione: questo avviene nella cosiddetta assemblea ordinaria, che deve tenersi annualmente entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
L’amministratore può inoltre convocare altre assemblee straordinarie ogni volta che lo ritenga opportuno, oppure quando ne facciano richiesta almeno due condomini (le cui quote devono rappresentare almeno un sesto del valore dell’edificio, o 166,66 millesimi).
A ben vedere, quello di convocare le assemblee è il primo compito dell’amministratore di condominio: è infatti la prima delle 10 voci dell’art. 1130 del Codice Civile, che stabilisce gli obblighi dell’amministratore.
Come si legge nel Dispositivo, l’amministratore deve “eseguire le deliberazioni dell'assemblea, convocarla annualmente per l'approvazione del rendiconto condominiale di cui all'articolo 1130 bis e curare l'osservanza del regolamento di condominio”.
Come deve essere fatta la convocazione di un’assemblea condominiale?
La convocazione dell’assemblea deve seguire delle regole ben precise, che sono indicate nel Dispositivo dell'art. 66 Disposizioni per l'attuazione del codice civile e disposizioni transitorie.
L’avviso di convocazione deve essere comunicato almeno 5 giorni prima della data fissata per l’assemblea, utilizzando esclusivamente uno degli strumenti consentiti dalla Legge, e cioé:
- posta raccomandata;
- PEC;
- fax;
- consegna a mano.
La convocazione dell’assemblea deve inoltre “contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa”.
Nel caso in cui gli aventi diritto non vengano convocati seguendo queste regole, è possibile annullare tutte le delibere assunte in sede assembleare: il verbale dell’assemblea può essere in tal caso impugnato entro 30 giorni dalla riunione o dal ricevimento del verbale. La comunicazione a tutti i condomini è infatti un presupposto essenziale per la corretta costituzione dell’assemblea e quindi per il suo svolgimento.
Quali informazioni deve contenere una convocazione di assemblea?
L’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio deve tassativamente contenere le seguenti indicazioni:
- luogo e ora dell’assemblea;
- specifica indicazione relativa a data e ora di prima e seconda convocazione;
- i singoli punti all’ordine del giorno, cioè oggetto di deliberazione in sede di assemblea;
- indicazione della piattaforma elettronica, nel caso di assemblea in modalità telematica.
Come specificato nell’Art. 66 disp. att. cod. civ., “l'amministratore ha facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell'assemblea in termini brevi, convocando gli aventi diritto con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell'assemblea validamente costituitasi”.
Queste regole sono valide per l’assemblea ordinaria tanto quanto per quelle straordinarie: l’invio di una convocazione incompleta rientra infatti nei casi che rendono annullabili (per impugnazione) tutte le delibere assunte dall’assemblea.
Assemblea di condominio: cosa deve fare l’amministratore
I compiti dell’amministratore di condominio sono definiti nell’articolo 1130 del Codice Civile: deve riscuotere i contributi ed erogare le spese correnti per l’esercizio dei servizi comuni, ma gli spetta anche la tenuta del registro di anagrafe condominiale e di quello contenente i verbali delle assemblee.
I compiti dell’amministratore in materia di assemblee condominiali, nello specifico, sono i seguenti:
- convocare annualmente l’assemblea ordinaria, comunicando agli aventi diritto data e ora di svolgimento della seduta con almeno 5 giorni di anticipo;
- tenere il registro dei verbali delle assemblee, che includono l’indicazione di eventuali assemblee non costituite, le deliberazioni e le dichiarazioni rese dai condomini che ne fanno richiesta;
- eseguire le deliberazioni dell’assemblea.
La convocazione dell’assemblea deve essere trasmessa, salvo esplicita dichiarazione dei condomini, tramite Raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. Nella pratica gli amministratori tendono a usare la Raccomandata A/R, che viene inviata agli indirizzi risultati dall’anagrafe condominiale e che permette di avere prova dell’avvenuta consegna della comunicazione entro i termini stabiliti dalla Legge.
Convocazione tramite Raccomandata: che succede se il condomino è assente
La convocazione dell’assemblea tramite Raccomandata con ricevuta di ritorno viene notificata agli indirizzi risultanti dall’anagrafe condominiale. Ma cosa avviene se la convocazione non viene recapitata poiché il destinatario non risiede più a quell’indirizzo oppure non è in casa per ritirare la Raccomandata?
Se il condomino è temporaneamente assente, la Raccomandata si considera consegnata nel momento in cui il postino lascia l’avviso di giacenza presso l’Ufficio Postale, cosa che consente al destinatario di procedere con il ritiro. Lo stabilisce chiaramente una sentenza del Tribunale di Tivoli del 2021.
Nel caso in cui invece il condomino sia irreperibile all’indirizzo indicato nell’anagrafe condominiale, l’amministratore ha il dovere di rintracciare il condomino anche nel caso in cui quest’ultimo non abbia provveduto ad aggiornare il condominio.
La Legge infatti prevede l’obbligo di comunicazione di ogni variazione dei dati entro 60 giorni, ma stabilisce anche nel dettaglio la condotta dell’amministratore: “In caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni”, quest’ultimo deve richiedere “con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe”.
Se la Raccomandata viene resa al mittente, l’amministratore deve attrezzarsi per individuare il nuovo indirizzo del condomino e richiedere, sempre tramite Raccomandata, l’aggiornamento dei dati. Come specifica l’art. 1130 del Codice Civile, “decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili”.
Convocazione assemblea: perché usare la Raccomandata A/R
Nonostante la grande diffusione della PEC, la Raccomandata A/R è ancora lo strumento più utilizzato dagli amministratori di condominio per l’invio delle convocazioni, in primo luogo perché la ricevuta di ritorno permette di avere prova dell’avvenuta consegna della comunicazione entro i termini stabiliti per Legge.
C’è poi da considerare il fatto che i registri anagrafici condominiali che includono le PEC dei condomini sono ancora una minoranza, e che inviare una Raccomandata è sempre più semplice e comodo.
Oggi non è più necessario recarsi all’Ufficio Postale con un grosso plico di lettere da compilare, affrancare e spedire ai condomini: con il servizio Raccomandata Online di Ufficio Postale è possibile inviare lettere e comunicazioni tramite Raccomandata A/R fino ad un massimo di 200 destinatari, senza muoversi dall’ufficio, 24 ore su 24.
È sufficiente comporre il messaggio, selezionare mittente e destinatario e procedere con l’invio della convocazione. Il servizio di Ufficio Postale si occuperà di stampare, imbustare e affrancare la Raccomandata, che verrà consegnata al destinatario secondo le modalità indicate dalla Legge.
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