Lettera di ringraziamento fine collaborazione: a chi e come scriverla. Esempi
Alessandra Caraffa
Nonostante possa sembrare una pratica antica e fuori moda, quella di scrivere una lettera di saluti e ringraziamenti alla fine di una collaborazione lavorativa è un’usanza ancora apprezzata, e che può rivelarsi molto utile.
Una lettera di questo tipo può essere inviata, oltre che all’ex datore di lavoro, anche ai colleghi o a un altro professionista, e può avere diverse funzioni: serve a impressionare e lasciare un buon ricordo, ma può essere usata anche consolidare un rapporto di lavoro o gettare le basi per future collaborazioni.
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Lettera di ringraziamento professionale: a chi inviarla e quando
Quando si parla di lettere di ringraziamento di fine collaborazione si pensa quasi sempre alla lettera che il datore di lavoro scrive a un proprio dipendente per ringraziarlo di una collaborazione giudicata proficua e apprezzata.
Ma la lettera di ringraziamento può essere anche un attestato di stima per i colleghi d’ufficio o una mossa lungimirante per consolidare il rapporto con un cliente o un fornitore con cui si spera di restare in contatto.
È chiaro che cosa scrivere nella lettera dipende in primo luogo dalla sua finalità: una sincera espressione di stima può contenere riferimenti personali ed essere scritta in maniera leggermente più informale, mentre quando si scrive con uno scopo orientato al profitto professionale è richiesta una certa formalità.
Per elaborare il documento al meglio, può essere utile qualche esempio di lettera di ringraziamento da inviare a un ex collaboratore, ai colleghi o a un altro professionista. Ecco di seguito alcuni modelli di lettera da usare come guida e ispirazione.
Lettera di ringraziamento di fine lavoro: esempio per i colleghi
Una lettera indirizzata ai colleghi o all’ex datore di lavoro può essere più o meno formale, ma sempre entro certi limiti: anche se si tratta di un ringraziamento spassionato, la forma della lettera di fine lavoro è quella di un documento ufficiale.
Di seguito un esempio di lettera che intende porgere sinceri ringraziamenti ai colleghi di lavoro:
Cari colleghi e amici,
giunge oggi al termine il mio rapporto di lavoro con (NOME AZIENDA). Colgo l’occasione per esprimere la mia stima e gratitudine nei vostri confronti, ringraziandovi per la disponibilità e l’apprezzata collaborazione.
Mi congedo augurando a tutti voi un futuro ricco di soddisfazioni professionali e umane, e vi saluto con sincero affetto.
Cari saluti,
Firma
Lettera di ringraziamento professionale ai colleghi in vista del futuro
Se lo scopo della lettera di ringraziamento è quella di rafforzare i rapporti professionali con gli ex colleghi in vista di future collaborazioni, il contenuto della lettera deve essere maggiormente orientato al raggiungimento dello scopo.
Nel corpo della lettera quindi si tenderà a dare spazio agli aspetti positivi della collaborazione e alle prospettive future, in modo da consolidare la vostra immagine professionale (e renderla più semplice da intercettare nella memoria al momento giusto). Di seguito un esempio:
Gent.mi,
Scrivo questa lettera con l’intento di esprimere a tutti voi la mia più sincera gratitudine per il lavoro svolto insieme in questi (ANNI/MESI), proficui e stimolanti dal punto di vista professionale e umano.
Intraprendo la nuova strada con la consapevolezza di aver tenuto in giusta considerazione il contributo di ognuno di voi alla mia crescita professionale e personale, per questa ragione vi auguro di trovare altrettanta soddisfazione nelle sfide dei mesi a venire.
Sono certo che il futuro non mancherà di riservare ulteriori occasioni di confronto e condivisione, che sapremo interpretare come frutto di un percorso di crescita che deve ancora dare il suo meglio.
Sarà bello trovarsi di nuovo.
FIRMA
Come si intuisce dal modello proposto, se si punta a un obiettivo a medio periodo è bene inserire nella lettera qualche riferimento più personale o capace di restare impresso nella memoria di chi legge: in questo caso, il saluto “Sarà bello trovarsi di nuovo” cattura l’attenzione perché mostra un cambio di registro repentino e inaspettato. In altri casi, se per esempio si conoscono bene i colleghi a cui si scrive, si possono inserire riferimenti a esperienze e progetti condivisi.
La lettera di fine lavoro al collaboratore o fornitore
Un altro caso in cui può essere utile una lettera di ringraziamento di fine lavoro è quello in cui bisogna congedare un collaboratore apprezzato o terminare il contratto con un fornitore particolarmente stimato e con cui si intendono mantenere ottimi rapporti.
In questo caso è molto importante sottolineare i vantaggi di una futura collaborazione, mantenendo un tono professionale e distaccato. Un esempio:
Gent.mo (AZIENDA/PROFESSIONISTA),
Scrivo questa lettera per esprimere sincera stima gratitudine per il lavoro svolto insieme (PER CONTO DI/IN OCCASIONE DI), che è stato per me fonte di crescita e orgoglio professionale.
Colgo l’occasione per ringraziarla del prezioso contributo, certo di condividere con (AZIENDA/PROFESSIONISTA) il merito degli importanti risultati ottenuti (OBIETTIVI/AMBITI DI INTERVENTO).
Sono certo che il futuro riserverà nuove occasioni per (RECUPERARE/EVOLVERE/SVILUPPARE) le potenzialità di questo proficuo rapporto professionale, con la speranza che i rispettivi percorsi tornino a incrociarsi nel segno dell’immutata stima e con la massima considerazione per il privilegio di poter condividere ancora la strada verso (SUCCESSO/OBIETTIVI/RICONOSCIMENTO).
Porgo i miei cordiali saluti,
NOME E COGNOME
Questo tipo di lettera può essere utile per esempio in conclusione di un grande evento (per mantenere acceso l’interesse nei confronti dei nostri servizi), ma anche al termine naturale di un contratto di fornitura con una grande azienda che si spera possa considerare future collaborazioni.
Lettera di ringraziamento formale: come scriverla
Dagli esempi riportati sopra, ci si può fare un’idea della lunghezza, della struttura e del tono che dovrebbe avere una lettera di ringraziamento. Per quanto riguarda i contenuti, questi possono essere legati più direttamente al contesti di riferimento: si possono includere, per esempio, allusioni a eventi condivisi o parole in codice, che rafforzano l’aspetto emotivo della lettera e tendono a lasciare una traccia positiva nella memoria di chi legge.
Quale che sia l'obiettivo per cui si decide di inviarla, lo scopo principale di una lettera di ringraziamento è quello di impressionare chi la riceve, lasciando una prova tangibile della propria riconoscenza.
La lettera di ringraziamento scritta per il pensionamento di un dipendente storico può acquisire il valore di un attestato di stima ufficiale, quella inviata a un professionista con cui s’intende collaborare in futuro può contenere allusioni a condizioni e prospettive future, quindi può essere considerata quasi alla stregua di una “proposta”.
In ogni caso, val la pena ricordare che la natura della lettera di ringraziamento è quella di un documento ufficiale, in cui si mette nero su bianco l’apprezzamento per una collaborazione: se l’intenzione è quella di rivolgere un caloroso arrivederci ai colleghi di una vita, o manifestare la propria soddisfazione per un lavoro ben eseguito, esistono strumenti più adeguati allo scopo.
Come inviare una lettera di ringraziamento
Vista la natura formale della lettera di ringraziamento, si potrebbe pensare che gli unici modi per inviarla siano la Raccomandata A/R e la PEC, cioè gli strumenti deputati alla trasmissione dei documenti ufficiali.
Fermo restando che la Raccomandata A/R e la PEC restano l’unico mezzo di comunicazione in grado di certificare l’avvenuta trasmissione di un messaggio, ci sono casi in cui può essere più indicato indirizzare la missiva all’indirizzo email aziendale, oppure consegnarlo a mano al destinatario.
La scelta della PEC, in molti casi, può risultare impersonale e poco adatta allo scopo, mentre la scelta dell’email aziendale, in mancanza di una strategia comunicativa precisa, rischia di far finire il documento in coda alla priorità dei messaggi da leggere.
È chiaro che se l’intenzione è quella di avere una certa risonanza la scelta ideale è quella della Raccomandata A/R, che conferisce alla comunicazione un’ufficialit istituzionale con tanto di consegna a domicilio e firma per accettare i ringraziamenti.
Si può scegliere di inviare una Raccomandata cartacea anche comodamente online su Ufficio Postale: basterà comporre il messaggio nell’apposito riquadro, oppure caricare la lettera in formato PDF. La comunicazione verrà stampata, imbustata e consegnata a casa del destinatario, con sicuro effetto.
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