Lettera di Contestazione disciplinare: Modello e Istruzioni di invio


Lettera di Contestazione disciplinare: Modello e Istruzioni di invio
Alessandra Caraffa

La lettera di contestazione disciplinare è una comunicazione che qualunque datore di lavoro può inviare a un lavoratore dipendente per informarlo di essere a conoscenza di un comportamento che potrebbe implicare l'avvio di una procedura disciplinare nei suoi confronti.  

Si tratta di una comunicazione formale, che deve contenere determinate informazioni e deve essere inviata secondo una prassi ben precisa per avere valore legale e quindi rappresentare un eventuale primo passo di un provvedimento disciplinare vero e proprio. 

Vediamo quindi cos’è la lettera di contestazione, come si scrive e come può essere inviata al lavoratore per avere piena validità legale.

Cos’è la lettera di contestazione disciplinare

La lettera di richiamo, o di contestazione, non è un provvedimento disciplinare: se si riceve una contestazione dal proprio datore di lavoro, si è semplicemente chiamati a fornire le proprie giustificazioni in merito ai fatti addebitati. Solo nel caso in cui il dipendente non risponda alla comunicazione, o fornisca risposte insoddisfacenti, la contestazione diventa allora il primo passo per un vero e proprio procedimento disciplinare nei confronti del lavoratore.

Una volta inviata la lettera di richiamo, il datore di lavoro è tenuto ad attendere le eventuali giustificazioni da parte del lavoratore, che deve avvenire entro un termine prefissato, che in generale è di 5 giorni.  

Se il dipendente non risponde entro i termini, o non fornisce una valida giustificazione a quanto addebitato nel richiamo scritto, allora il datore di lavoro può avviare dei provvedimenti, come una sanzione disciplinare o - nei casi più gravi - la sospensione preventiva dal luogo di lavoro.

La contestazione di addebito, per essere legalmente valida, deve rispettare determinati requisiti: deve riportare in maniera chiara i fatti contestati e includere luogo, giorno e orario dei fatti che si contestano al lavoratore, e deve essere inviata tempestivamente. Il lavoratore ha infatti il pieno diritto di essere informato quanto prima del fatto che la sua condotta è oggetto di osservazioni da parte del datore di lavoro.

I requisiti della lettera di contestazione

La lettera di contestazione disciplinare, in quanto primo passo per una vera e propria sanzione, è uno strumento capace di influire sulla vita lavorativa del dipendente cui sono addebitati i comportamenti contestati, ed è quindi regolata dalle leggi vigenti in materia di contratti di lavoro e dallo Statuto dei Lavoratori, la Legge n. 300 del 20 maggio 1970.

Il richiamo disciplinare può essere usato per contestare una qualunque violazione del codice di comportamento aziendale, dal mancato rispetto degli orari di lavoro e le assenze ingiustificate fino alle controversie tra colleghi. 

Per essere valida in termini di legge, e quindi costituire l’eventuale avvio di un procedimento che può sfociare in sanzioni disciplinari, la lettera di contestazione deve rispettare alcuni requisiti:

  • la contestazione deve avvenire in forma scritta;
  • la lettera deve contenere in maniera più dettagliata possibile tutte le informazioni riguardanti i fatti contestati, corredati della data e possibilmente dell’orario in cui sono avvenuti i fatti;
  • la contestazione è subordinata alla prova di ricevimento della comunicazione da parte del dipendente, quindi è necessario inviare la lettera di richiamo tramite raccomandata A/R oppure consegnarla a mano, facendola controfirmare al diretto destinatario.

Se si tratta di una recidiva, cioè se il lavoratore ha già ricevuto un richiamo scritto nel corso dei due anni precedenti l’ultima contestazione, i comportamenti precedenti vanno inseriti anche nella nuova lettera di richiamo. 

Lettera di richiamo disciplinare: cosa contiene

La lettera di contestazione disciplinare deve contenere più informazioni possibili riguardo quel che viene addebitato al lavoratore, che devono essere espresse nella maniera più chiara e dettagliata possibile. Il suo scopo ultimo è infatti, in termini di legge, quello di consentire al lavoratore di difendersi su quanto gli viene contestato, pur tenendo traccia della segnalazione di un comportamento passibile di sanzione. 

È quindi importante specificare nella lettera di richiamo disciplinare:

  • i fatti contestati al dipendente, riportati quanto più fedelmente possibile;
  • la modalità di consegna del documento, via Raccomandata A/R oppure a mano;
  • i dati del lavoratore e del datore di lavoro;
  • l’eventuale presenza di recidive o di sospensioni cautelari del lavoratore dal posto di lavoro (per esempio nel caso di molestie ai danni di colleghi).

Fac-simile: lettera di contestazione disciplinare

Riportiamo un esempio di lettera di richiamo disciplinare, che può essere usata come traccia per la redazione di un documento che abbia piena validità legale. 

Oggetto: Lettera di contestazione disciplinare

Con la presente, ai sensi dell’art. 7 L. 300/70 e del Regolamento interno aziendale, disponibile a tutti i dipendenti (indicare dove i lavoratori possono leggere il Regolamento aziendale) siamo spiacenti di doverLe contestare il comportamento tenuto nell’ambito del rapporto di lavoro subordinato (indicare i dati del lavoratore, il tipo di contratto ed eventuali contratti collettivi collegati) in essere con l’Azienda relativo ai fatti di seguito dettagliati: (riportare data, ora e descrizione degli avvenimenti passibili di sanzione).

Le ricordiamo che potrà fornire Sue giustificazioni ed osservazioni entro il termine di legge di 5 giorni dal ricevimento della presente comunicazione, consegnata tramite (indicare la modalità di consegna).

La lettera, così costruita, va infine corredata di data e firma autografa del datore di lavoro. 

Come inviare una contestazione disciplinare, anche online

Le lettere di contestazione disciplinare possono essere consegnate a mano al dipendente, facendo attenzione a far controfirmare la comunicazione al destinatario, oppure essere inviate tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno.

Ciò è dovuto alla natura intrinseca dello strumento, il cui scopo non è punire bensì ricevere una risposta in difesa del dipendente, cioè una giustificazione scritta da parte del lavoratore che gli consenta di fornire risposta ai singoli fatti che gli vengono addebitati. La certezza del ricevimento della comunicazione è quindi fondamentale per la validità del documento.

Per inviare una lettera di contestazione disciplinare è possibile quindi recarsi fisicamente in un ufficio di Poste Italiane, e procedere con l’invio della Raccomandata A/R, oppure sfruttare il servizio raccomandata online di Ufficio Postale - che comprende la stampa su foglio A4, piegatura e imbustatura del documento, affrancatura, consegna e compilazione della cartolina di ritorno, fondamentale per definire i tempi di risposta del lavoratore ed eventualmente procedere con le sanzioni previste.

 

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